Tietosuojaseloste (Henkilötietojen käsittelijä)

25.toukokuuta 2018 Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) astui voimaan. Se on yksi merkittävimmistä kansainvälisistä lainsäädäntömuutoksista tietosuojan alalla vuosikymmeniin. Asetuksen tarkoituksena on lisätä yksilön oikeuksia hallita ja käsitellä henkilötietojaan sekä yhdenmukaistaa lainsäädäntöä Euroopan unionin alueella.

Leadoo on sitoutunut tiukasti uuteen tietosuoja-asetukseen ja olemmekin perehtyneet sen sisältöön ja vaikutuksiin jo pitkään. Sen lisäksi, että noudatamme asetusta itse, meille on tärkeää auttaa asiakkaitamme heidän vaatimustenmukaisuutta koskevissa pyrkimyksissään. Tämä tavoite saavutetaan koulutuksen, ohjeistuksen ja ohjelmistomme teknisen kehityksen avulla.

Leadoon päivitetyt GDPR:n mukaiset ehdot astuvat voimaan 1. toukokuuta 2020. Täältä löydät tärkeimmät asiakirjat koskien Leadoon käyttöä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan tietoihin, joiden henkilötietojen käsittelijänä me toimimme ja asiakkaamme toimivat rekisterinpitäjinä. Siinä tapauksessa asiakkailla on oma tietosuojaselosteensa siitä, miten heidän rekisterinpitäjän tietosuojaselosteensa toimii. Omia markkinointitoimenpiteitämme koskevan tietosuojaselosteen osalta katso Tietosuojaseloste (Rekisterinpitäjä).

GDPR:n mukainen tietosuojaseloste – Henkilötietojen käsittelijä

Henkilötietojen käsittelijä

Leadoo Oy (”Leadoo” tai ”me”)
Paasivuorenkatu 3, 00530 Helsinki, Suomi
[email protected]

Käsittelijän yhteystiedot

Marcin Lis
[email protected]

Tietosuojavastaava

Marcin Lis
[email protected]

Rekisterin nimi

Leadoon asiakkaiden tietorekisteri

Leadoo toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaidensa käyttäjätiedoille ja käsittelee henkilötietoja asiakkaiden kanssa sovitulla tavalla ja heidän ohjeidensa mukaisesti.

Rekisterin käyttötarkoitus

Leadoo säilyttää ja käsittelee henkilötietoja mahdollistaakseen palvelun tarjoamisen asiakkailleen.

Leadoon asiakkaat voivat käyttää henkilötietoja tilauksiin, luottoihin, laskutukseen, perintään, yhteydenottoihin, liiketapahtumiin, asiakastiedusteluihin, palvelun kehittämiseen, raportointiin, markkinointiin, käyttäjien käyttäytymisen analysointiin, viestintään käyttäjien kanssa ja muihin käyttäjä-/asiakassuhteen hallintatoimenpiteisiin sekä käyttäjien tyytyväisyyden/kokemuksen mittaamiseen.

Leadoo voi käyttää rekisterissä olevia osto-, liiketapahtuma- ja sijaintitietoja profilointiin sekä markkinointitoimenpiteiden ja asiakasviestinnän kohdentamiseen, jotta niistä saadaan rekisteröidyille käyttäjille mielenkiintoisempia. Henkilötietoja käytetään myös uutiskirjeitä lähetettäessä tai henkilöiden osallistuessa tapahtumiin ja muihin markkinointiaktiviteetteihin. Henkilötietoja voidaan toisinaan jakaa kumppaneiden kanssa tilanteissa, joissa Leadoo järjestää webinaarin tai tekee yhteismarkkinointia kumppanin kanssa, joka on nimenomaisesti mainittu sivulla, jolla henkilötietojen kerääminen tapahtuu.

Tietojen rekisterinpitäjä saattaa käyttää tietoja eri tavoilla; tätä varten henkilöiden tulee ottaa yhteyttä tietojen rekisterinpitäjään.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Leadoon asiakkaat käsittelevät henkilötietojasi, sinun tulee ottaa suoraan yhteyttä heihin ja tarkistaa heidän omat tietosuojaselosteensa henkilötietojesi rekisterinpitäjinä.

Rekisterin tietosisältö ja tietoryhmät

Tietoja voidaan käyttää koskien rekisterinpitäjän nykyisten tai entisten asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöitä, rekisterinpitäjään yhteydessä olevia henkilöitä, Leadoo-palvelun käyttäjiä, Leadoon tapahtumien osallistujia tai henkilöitä, jotka ovat hyväksyneet markkinoinnin.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoryhmiä, jotka ovat olennaisia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta:

• Perustiedot, kuten rekisterinpitäjän nykyisten tai entisten asiakasorganisaatioiden nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä heidän yhteyshenkilöidensä nimi ja yhteystiedot.
• Rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tiedot tilauksista tai tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä muu osapuolten välinen viestintä ja siihen liittyvät tiedot.
• Tiedot, mukaan lukien rekisterinpitäjän Leadoo-palveluun tai sen oheispalveluun rekisteröidyn henkilön etu- ja sukunimi, osoite, yhteystiedot, syntymäaika, tehtävänimike, työnantaja, sukupuoli, äidinkieli, käyttäjätunnus ja salasana, tai sovelluksen ja sen eri toimintojen kautta saadut tiedot, kuten sijainti ja käyttäjän sovelluksessa antamat tiedot.
• Tapahtumatiedot rekisterinpitäjän verkkosivustolta eri verkkosivustoilla, tiedot käyttäytymisestä verkkosivustoilla ja muut vastaavat luokkatiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, asiakaspalvelun kanssa tehdyt yhteydenotot, työntekijöiden ja palveluiden kanssa tehdyt yhteydenotot sekä uutiskirjeiden tilaamiseen liittyvät tiedot.
• Tapahtumaan rekisteröityneen henkilön etu- ja sukunimi sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumassa annetut tiedot. Henkilön antamat rekisteröitymistiedot voivat sisältää seuraavia: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, passin numero tai henkilötunnus.
• Tiettyyn tunnisteeseen liitetyt ostotiedot, joiden avulla henkilö on tunnistettavissa. Nämä tiedot voivat olla esim. ostoskorin summa, mitä tietty henkilö on ostanut, milloin ja missä ostos on tehty.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan Leadoon asiakkailta tai mahdollisilta asiakkailta, asiakastietojärjestelmästä ja laskutustietokannasta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttäjä- ja tapahtumatiedoista, asiakassuhteen hallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedoista, mobiilisovelluksen ja Leadoo-palvelun tiedoista, kumppaneilta sekä henkilötietopalveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta. Kaikkia tietolähteitä hallinnoi rekisterinpitäjä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja voidaan jakaa Leadoon jälleenmyyjille tai alihankkijoille, kun he käsittelevät Leadoon tilauksia tai tarjoavat palveluita Leadoolle.

Leadoo voi myös ulkoistaa näiden tietojen käsittelyn Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä toimiville yrityksille. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita tai muita palveluita.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on suojattu teknisesti. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulkunvalvonnalla sekä muilla turvatoimilla. Tietoihin pääsy edellyttää riittäviä oikeuksia ja monivaiheista tunnistautumista. Luvaton pääsy estetään myös palomuureilla ja teknisellä suojauksella. Rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilötietojen käsittelijä, rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo ammattisalassapito. Rekisteri varmuuskopioidaan turvallisesti ja se voidaan palauttaa tarvittaessa. Salassapidon taso auditoidaan säännöllisin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin toimesta.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi sovellettavien lakien mukaisesti ja vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen ja asiakkaidemme rekisterinpitäjinä hyväksymien tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun käyttötarkoituksia ei enää ole, poistamme tietosi.

Oikeus tarkastaa ja korjata rekisterin tietoja

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus korjata mahdolliset virheelliset tiedot rekisterissä. Leadoo ei tarjoa suoraa pääsyä asiakkaidensa tietoihin, joita Leadoo käsittelee pyynnöstä. Sen sijaan kaikki pyynnöt on tehtävä suoraan tietojen rekisterinpitäjälle.

Jos sinulla on kysyttävää tai haluat tehdä tietopyynnön tiedoistasi, ota yhteyttä yritykseen, joka pitää hallussaan tietojasi rekisterinpitäjänä. Leadoo toimii tässä vaiheessa vain henkilötietojen käsittelijänä. Jos haluat tiedustella, mitä tietoja Leadoolla on omissa markkinointijärjestelmissään, CRM:ssä tai muissa järjestelmissään, lähetä pyyntö osoitteeseen support (at) leadoo.com tai lue lisää rekisterinpitäjän tietosuojaselosteestamme.

Tukemme sinulle

Leadoon tiimi tarjoaa apua tietosuoja-asetukseen liittyvissä kysymyksissä. Lisäksi asiakasmenestyspäällikkömme ja asiakaspalveluhenkilöstömme tarjoavat käyttäjätukea ja auttavat Leadoon tietosuojaominaisuuksien kanssa.