Oletko koskaan laskenut, kuinka paljon rutiinitehtävät eli niin kutsutut admin taskit vievät aikaa työpäivästäsi? Asanan mukaan käytät 60 prosenttia työajastasi niin sanotusti “työstä työhön” eli teet kaikkia erilaisia töitä, jotta pääset tekemään töitä. Myyjänä varmasti tiedät, mitä tarkoitan.
Sähköposteihin ja asiakkaiden toistuviin kysymyksiin vastaaminen, CRM-järjestelmän täyttäminen ja tapaamisten buukkaaminen. Kiirettä, stressiä, häslinkiä ja aina vain vähemmän aikaa diilien klousaamiseen.
Kaikki nämä rutiinihommat ovat toki tärkeitä — ja pakko hoitaa –, mutta vievät kokonaisuudessaan leijonanosan siitä ajasta, jonka voisit käyttää siihen kaikkein tärkeimpään: kauppojen klousaamiseen.
Mitkä kaikki nyt oikeastaan ovat näitä administrative taskeja? Erääseen artikkeliin on listattu yhteensä kuusi sivua erilaisia myyjän rutiinitehtäviä alakategorioihin jaettuna.
Kuusi sivua erilaisia rutiinitehtäviä alakategorioihin jaettuna.
Listalta löytyy askareita aina puheluihin vastaamisesta kalenterivarausten hallinnoimiseen, tapaamisten buukkaamiseen ja sähköpostien edestakaiseen pyörittelyyn. Ei siis mikään ihme, että tähän kaikkeen kuluu vähintään 60 prosenttia työajastasi.
Myös Leadoo Marketing Technologiesin Client Manager Tatu Hukkasen mukaan pelkästään aikataulujen kanssa kikkailuun kuluu myyjän päivästä keskimäärin tunti päivässä. Hän kertoo törmäävänsä usein ongelmaan, jossa asiakas sopisi mielellään tapaamisen, mutta tämä ei pääse katsomaan kalenteriaan, jolloin aikataulujen sopiminen ei onnistu.
Tästä kaikesta seuraa Tatun kuvailema kalenteri-tennis: myyjä lähettää sähköpostitse aikatauluehdotuksia, asiakas vastaa omilla aikatauluehdotuksilla, koska myyjän ehdotus ei sovi, aikatauluviestien pallottelu jatkuu hyvän tovin ja lopulta asiakas kyllästyy viestittelyyn ja aika jää kokonaan sopimatta. Menin jo sekaisin, kenen puolella kenttää pallo on, mutta kuulostaa joka tapauksessa uuvuttavalta.
“Jos voin jotenkin vähentää keskeytyksiä päivän aikana, teen sen, koska niin sanottuun myyntiflow’hun pääseminen on erityisen tärkeää. Hyvällä fiiliksellä tulee tuloksia ja rutiinitöistä johtuvat keskeytykset syövät tuota fiilistä”, Tatu toteaa.
Ihan ymmärrettävää ja järkevääkin.
Entäs se diilien klousaus – miten siihen jää aikaa?
Jotta tämä ei menisi ihan synkistelyksi, olemme koonneet muutaman näppärän vinkin, joiden avulla onnistut seikkailemaan admin taskien syvässä suossa. Voisinpa vain neuvoa jättämään ne kokonaan tekemättä, mutta se ei valitettavasti ole vaihtoehto. Siksi priorisointi onkin kaiken A ja O.
1. Prokrastinoi luvan kanssa
Asioiden lykkäämisellä on kalsea klangi. Aina prokrastinointi ei kuitenkaan ole huono asia: luovuus ei synny pakottamalla ja joskus kannattaa keskittyä tiukasti konkreettisiin, käytännönläheisiin tehtäviin. Joskus puolestaan konkreettiset, arkiset askareet vaativat sujuakseen pienen luovan tauon. On myös hyvä tunnistaa, mitkä tehtävät voit hyvillä mielin siirtää tai delegoida esimerkiksi suoraan virtuaaliassistentille.
Pidä siis suosiolla lyhyitä taukoja, sillä loppupeleissä ne todennäköisesti edistävät työsi sujumista ja saavat aivosi käännettyä joko luovaan tai tarkan taktiseen tilaan.
Kunhan kuitenkin palaat takaisin puhelimen tai läppärin ääreen — nyt puhutaan noin 10 minuutin tauosta!
2. Investoi aikaan
Aika on rahaa, kuten tiedät. Meillä on vuorokaudessa vain tietty määrä tunteja — 24, jos nyt oikein tarkoiksi ruvetaan –, joten käytä ne järkevästi. Kysy itseltäsi säännöllisesti, tuottaako juuri tämän työtehtävän parissa kulutetut tunnit juuri tällä hetkellä tulosta — tai tuloa. Priorisointi on jälleen avainasemassa.
“Jos aikataulutat kalenteriisi kaksi tuntia tapaamisten sopimisiin ja tunti siitä menee kalenterin tarkisteluun ja sähköpostien kirjoitteluun, koetko päässeesi tavoitteeseesi?”, Tatu kysyy. Osuva esimerkki, jota kannattaa miettiä.
Mikäli haluat, voit myös automatisoida tapaamisten aikatauluttamisen, sopimisen ja järjestelyn, mikä tietenkin vähentää sinun työmäärääsi huomattavasti.
3. Mieti, kenelle sanot kyllä
Sanoessasi jollekin kyllä sanot toiselle ei. Nyt onkin hyvä tilaisuus opetella sanomaan ei, mikäli olet yksi niistä, jotka mielellään osallistuisivat kaikkeen. Mitä enemmän mielenkiintoisia projekteja ja tehtäviä, sitä useammin tekisi varmasti mieli sanoa kaikkeen kyllä. Tässä kohtaa kannattaa kuitenkin huolella punnita, mihin kaikkeen aikataulusi todellisuudessa venyy ja kuinka paljon pystyt itsestäsi antamaan kullekin uudelle tehtävälle.
Mieti siis tarkkaan, kuka tai mikä on aikasi arvoista. Asiakkaisiin kannattaa tietenkin aina investoida aikaa, mutta ideaalitilanteessa hekään eivät kuluta kaikkia vuorokauden tuntejasi.
4. Vältä multitaskingia
Aina yhtä ihana anglismi, tiedän. Multitasking on siis nimensä mukaisesti multi ‘moni’ ja task ‘tehtävä’ eli useiden tehtävien suorittamista yhtä aikaa — usein hiki hatussa ja omasta mielestäsi tehokkaasti, mutta todennäköisesti melko heikoin tuloksin.
Voi toki kuulostaa hyvältä ja aikaa säästävältä ratkaisulta selata kalenteria, kirjoitella sähköposteja, puhua puhelimessa, hörppiä kahvia ja vielä juosta juoksumatolla samaan aikaan. Todellisuudessa teet kuitenkin vähän sitä ja vähän tätä, vähän siellä ja vähän täällä — ja pahimmillaan poltat itsesti loppuun. Voin luvata, että sairaslomalla diilien klousaaminen vasta vaikeaa onkin.
Suunnittele päiväsi huolellisesti ja keskity yhteen (tai korkeintaan kahteen) asiaan kerrallaan, jotta pystyt antamaan täyden panoksesi eikä keskittymiskykysi herpaannu.
5. Hyödynnä automaatiojärjestelmiä
Tässä kohtaa olet ehkä löytänyt joitain kokeilunarvoisia vinkkejä, joilla saatat säästää pienen palasen ajastasi. Joskus on kuitenkin niin, etteivät tehokkaimmatkaan luovat tauot, priorisoinnit ja investoinnit toimi, vaan aika loppuu auttamatta kesken ja tehtäväkuorma kaatuu päälle.
Kunpa vain olisi jokin ratkaisu, joka auttaisi kaikkien näiden rutiinihommien pyörittelyssä vaivattomasti ja laadukkaasti…
Meillä on suorastaan loistavia uutisia: ratkaisu on keksitty! Voit esimerkiksi automatisoida pelkät sähköpostivastaukset, mikä vähentää yhden tehtävän listaltasi.i Vaihtoehtoisesti voit myös hyödyntää virtuaaliassistenttia, joka vastailee tehokkaasti puolestasi niin sähköposteihin kuin usein kysyttyihin kysymyksiinkin ja buukkaa tapaamisia käden käänteessä.
Mikä ihmeen Sales Assistant?
Totesimme yhdessä tuumin, että jokainen myynnin ammattilainen tarvitsee työkalun, joka auttaa tapaamisten buukkaamisessa, usein kysyttyihin kysymyksiin vastaamisessa ja muissa tylsistyttävissä tehtävissä, jotta sinulle jää enemmän aikaa myyntien klousaamiseen. Niinpä me teimme sellaisen työkalun — ja mikä parasta, se on ilmainen.
Leadoo Sales Assistant on uusin tuotteemme Leadoon konversioalustaan: se hyödyntää kerrassaan kultaisen konversioalustamme kykyjä ja onkin kirjaimellisesti ikioma henkilökohtainen virtuaaliassistenttisi. Leadoo Sales Assistant säästää kallisarvoista aikaasi, sillä sen avulla tapaamisten buukkaus onnistuu ilman häslinkiä, minkä lisäksi se vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin puolestasi, voi laskea alustavia tarjouksia sekä antaa konkreettisia tarjouksia. Näin ollen sinä voit keskittyä vaikkapa niiden diilien klousaamiseen, minkä lisäksi asiakkaiden elämä helpottuu..
Tatukin painottaa, että nykyaikana ajan sopiminen kannattaa tehdä asiakkaan näkökulmasta mahdollisimman helpoksi.
“Leadoon Sales Assistant, tuttavallisemmin Myyntiassari, auttaa asiakasta varaamaan itse hänelle sopivimman ajan myyjän kalenterista. Myyjä vain lähettää linkin ja asiakas valitsee sopivan ajan silloin, kun hänelle parhaiten sopii.”
Voit rakentaa oman Leadoo Sales Assistantisi nopeasti ja ilmaiseksi. Minkäänlaista teknistä osaamista ei tarvita, sillä prosessi on äärimmäisen helppo ja sujuva. Varaa siis päivästäsi viimeisen kerran pari minuuttia virtuaaliassistentin rakentamiseen, minkä jälkeen kiireesi helpottaa.
