Allt om vår onboarding-process

“Vad särskiljer Leadoo från andra MarTech-företag?” Den frågan får vi ibland och det är en rimlig fråga. 

Det korta svaret är människorna.

Om du vill ha ett längre svar på den frågan så handlar det mer om vår Customer Success-process och speciellt vår onboarding av nya kunder. Hela onboardingen är strukturerad så att processen blir så effektiv som möjligt för kunden inte ska behöva lägga ner mer än några timmar av sin egen arbetstid på att komma igång med Leadoo. För vi vet att så fort ni är igång så kommer våra verktyg börja leverera resultat. 

Våra experter finns där för er så att starten med Leadoo sker smärtfritt och enkelt. Lugn, vi hjälper hela vägen – ni behöver verkligen inte bli professionella botbyggare över en natt.

Färdiga lösningar for the win!

Vi har pratat med en av våra Onboarding Managers i Storbritannien, Helen McCabe Azoia, och bad henne berätta mer ingående om hur det går till när vi onboardar en ny kund. 

“När ni har skrivit på ert kontrakt, så kontaktar vi er för att boka in ett kick off-möte då vi egentligen kickar igång hela samarbetet mellan kunden och Leadoo. I det mötet brukar det vara representanter från kunden, en Onboarding Manager och den säljaren som kunden tidigare varit i kontakt med. På det sättet så ser vi till att all viktig information blir överförd från säljaren till Onboarding Managern ordentligt.” förklarar Helen.

När Helen bokar in kick off-möten med nya kunder så skickar hon också över länk till en bot där kunden kan fylla i viktig info så att startmötet blir så bra som möjligt. 

Vem/vilka borde vara med från kunden?

“Vi har märkt att det är väldigt bra om den som är mest hands on i plattformen och/eller den som behöver förstå plattformen mest behöver vara med. Det är också en fördel om den som kan säga hur lösningen bör se ut och vilken typ av kommunikation som ska användas, det brukar vara en beslutsfattande marknadsansvarig eller liknande.”

I slutändan handlar det helt enkelt om vad kunden vill uppnå med Leadoo. Ibland är det bra om en säljchef är med för att förklara hur deras säljprocess ser ut eller någon från kundtjänst som berättar var deras kunder oftast fastnar. 

“Mötet är helt och hållet för vår kund, deras mål och behov. Det är nu vi bestämmer vilka mätpunkter vi ska följa upp på, när de tycker att verktygen har hjälpt deras företag och så vidare. Allt som diskuteras under onboardingen kommer att påverka hur Leadoos verktyg ser ut för just den kunden.” berättar Helen.

Under kick off-mötet går Helen också igenom tidsramen för onboarding-processen, vilket oftast rör sig mellan 2 till 4 veckor beroende på kund. Då kan mötena under de kommande veckorna bokas då Helen och kunden kan gå igenom verktygen som har byggts. 

Efter kick off-mötet så är det dags för att bygga botarna! (Om några integrationer behöver byggas så bokas det mötet separat direkt efter att botarna är byggda.)

Dags för genomgång och utbildning

Så fort Leadoo-verktygen har byggts så hör Onboarding Managern av sig till kunden. 

“Vi meddelar kunden så fort botarna är byggda vilket är innan det inbokade mötet för genomgång, eftersom då har kunden tid att kika själv i lugn och ro. Det här är viktigt eftersom det brukar ploppa upp nya tankar och funderingar som leder till bra input som vi hinner implementera innan vår bokade genomgång.”

Helen fortsätter: “När vi sen har den bokade genomgången så brukar den ta mellan 60-90 minuter. I de flesta fall tar det bara en timme, men ibland gör de där extra 30 min en väldig skillnad.” Under det här mötet så går Helen och kunden igenom Leadoos verktyg som byggts åt dem.

Det här mötet spelar också en viktig roll när det kommer till utbildning i plattformen. “Även om plattform är enkel att förstå och använda, så är det viktigt att vi utbildar kunden tidigt” menar Helen.

Målet med första genomgången av plattformen är att kunden ska förstå det mest grundläggande: hur de navigerar sig, hur de ändrar i botarna, var statistiken finns och hur de ska läsa av den. 

Under mötet går kunden och Onboarding Managern också igenom det som ska hända i nästa steg: bädda in botarna på webbplatsen, integrationer (om det inte redan har gjorts) och vad de kan förvänta sig efter själva onboarding-processen när Customer Success-teamet tar över. 

Dags att gå live med botarna

Vi inkluderar inbäddandet av botarna i vår onboarding-service, alltså att vi ser till att våra verktyg är implementerade och fungerar på er webbplats. 

“Ibland vill kunden att sitt egna webbteam eller en byrå ska göra implementeringen åt dem. Om så är fallet så skickar vi över skripten och en detaljerad instruktion var botarna ska placeras och varför” förklarar Helen.

Slutar ni hjälpa till efter detta steg?

“Nej, såklart inte! Så fort Leadoos verktyg är live på kundens webbplats så introduceras de för vårt Customer Success-team som tar hand om kunden från och med nu” berättar Helen med ett leende.

Onboarding-processen kanske slutar här, men våra Leadoo-specialister finns alltid där under hela kundresan. 

“Efter kunden har onboardats och botarna är live på sajten, så har kunden sitt möte med Customer Success efter en månad. Då bokar Customer Success Managern in löpande möten för att försäkra sig om att verktygen fungerar och är optimalt optimerade för er som kund.” 

Helens 3 bästa tips för en riktigt bra onboarding

Även om vi är stolta över att vi tar hand om allt åt våra kunder, så kan såklart våra kunder också påverka deras onboarding.

Här är Helens bästa tips hur du kan se till att er onboarding blir riktigt lyckad!

1. Bestäm vad som klassas som framgång för er och hur vi tillsammans kan mäta/följa upp
2. Ha en uppfattning hur lång tid detta ska ta så vi alla kan samarbeta för att få er att gå live så snart som möjligt!
3. Svara på alla frågor innan kick off-mötet och kika på våra olika botar så fokuset på det första mötet kan vara på det absolut viktigaste.

Helen började på Leadoo i maj 2020, innan arbetade hon som marknadsförare och hittade Leadoos jobbannons på Facebook – och resten är historia!

“Jag säger ofta att det här är jobbet jag inte visste att jag behövde – det är en perfekt blandning av mina tech-skills och marknadsföringsbakgrund samtidigt som jag får arbeta med våra kunder varje dag. Jag älskar det och jag är här för att stanna!” summerar Helen.