Haasteena turhauttava sähköpostirumba ja anonyymit kalenterityökalut

Suomen suurinta markkinointialan yhteisöä pyörittävän MarkkinointiKollektiivin tuotantotiimin arki on erittäin monimuotoista. Työnkuvaan kuuluu tapahtumien ja koulutusten järjestämistä, sisältöjen tuottamista, rekrytointia sekä kumppaniverkoston hallintaa. Tässä yhtälössä kalenterin on pysyttävä minuutilleen ajan tasalla.

Ennen uuden työkalun käyttöönottoa tapaamisaikojen sopiminen kumppaneiden kanssa oli kuluttavaa sähköpostirumbaa. Sopivia aikoja ehdoteltiin viesteillä, ja vastauksen viipyessä omat kalenterit ehtivät jo täyttyä, jolloin prosessi jouduttiin aloittamaan alusta. Aiemmin testatut perinteiset kalenterityökalut koettiin liian anonyymeiksi, kankeiksi ja pakottaviksi, sillä niissä ei voinut määrittää tapaamisen tarkkaa aihetta tai valita joustavasti lyhyempiä aikamääriä.

”Kun lähettää jollekin sopivia aikoja tapaamiselle, ja toinen palaa niihin vasta viikon päästä, niin oma kalenteri on siinä vaiheessa voinut jo täyttyä. Sitten palataan taas lähtöpisteeseen ja ehdotellaan uutta aikaa — prosessi on melko turhauttava.” – Sanna-Kaisa Koivisto, Operatiivinen johtaja, MarkkinointiKollektiivi

Ratkaisuna brändattava ja keskustelevat kasvot omaava virtuaaliavustaja

MarkkinointiKollektiivi otti käyttöön Leadoo AI -alustaan kuuluvan Leadoo Sales Assistant -kalenteriavustajan. Työkalu otettiin päivittäiseen käyttöön, ja sen avulla perinteisistä, kylmistä kalenterilinkeistä tehtiin interaktiivisia ja ihmisläheisiä kohtaamispisteitä.

Kustomoitava assistentti rakennettiin heijastamaan MarkkinointiKollektiivin brändivärejä, ja sen visuaaliseen ilmeeseen tuotiin heti alkuun tuottajien omat, hymyilevät kasvot. Assistenttiin ohjelmoitiin keskusteleva polku, jossa tapaamista pyytävä henkilö voi valita suoraan, mitä aihetta kohtaaminen koskee ja kuinka paljon aikaa hän tarvitsee. Linkit jaettiin myös asiantuntijoiden omiin LinkedIn-profiileihin toimimaan avoimena ja matalan kynnyksen kutsuna keskustelulle.

Tulokset: Matalampi kynnys verkostoitua ja automaattisesti täyttyvät kalenterit

Keskustelevan avustajan jalkauttaminen osaksi asiantuntijoiden arkea toi nopeasti helpotusta ajanhallintaan ja keräsi positiivista palautetta kumppaniverkostolta.

• Suoraviivainen asiointi: Tapaamisen varaaminen vie asiakkaalta tai kumppanilta vain muutaman sekunnin. Helppokäyttöisyys takaa, että varaukset tehdään loppuun asti.
• Uusasiakashankinnan tuki: Koska assistentti näyttää heti alussa organisaation palvelutarjooman, se toimii tehokkaana ensipitchauksena niille vierailijoille, jotka eivät vielä tunne yhteisön toimintaa.
• Tehokkaampi ajankäyttö: Mahdollisuus valita lyhyempiä tapaamisaikoja säästää molempien osapuolten kalenteria ja estää päivien pirstaloitumista.
• Automaattinen taustatyö: Kalenterit täyttyvät laadukkailla tapaamisilla silloinkin, kun tiimi keskittyy tuotannon muihin tehtäviin.

”Assarin käyttö on hyvin moninaista myös siitä syystä, että heti alussa pystymme jo näyttämään meidän palvelutarjoomaa — se voi toimia jopa hyvänä pitchauksena niille, jotka eivät meitä tiedä. Koen, että paras palaute mitä voi saada on se, että sähköpostiin kilahtaa viesti varatusta ajasta. Aina kun avaan koneen, oma assari on ollut ahkerasti töissä.”

Joustava työkalu jokaiselle kohtaamisia tekevälle asiantuntijalle

Alustan logiikka ja helppo käyttöönotto saavat tuotantotiimiltä kiitosta. Vaikka työkalun nimessä viitataan myyntiin, se osoittaa voimansa minkä tahansa sidoksissa toimivan asiantuntijan arjessa, jossa verkostoituminen ja sujuva ajanhallinta ovat avainasemassa.