Helpotusta arkeen Leadoo Sales Assistantin avulla – kustomoitu assari varaa tapaamiset puolestasi
Haastattelimme Suomen suurimman markkinoinnin alan yhteisön toimintaa pyörittävän MarkkinointiKollektiivin tuotannon Sanna-Kaisa Koivistoa sekä Liina Roposta Leadoo Sales Assistantin, eli oman henkilökohtaisen assistentin hyödyntämisestä osana heidän päivittäistä arkeaan.
Heidän työtehtäviinsä kuuluu erilaisten tapahtumien ja koulutusten järjestämistä, sisältöjen tuottamista sekä esimerkiksi rekrytointia, ja siksi hyvin vaihtelevan ja monimuotoisen työnkuvan ohella on kalenterin pysyttävä jatkuvasti ajan tasalla tapaamisten ja ajanvarausten suhteen. Tähän tehtävään oivaksi apuriksi on valikoitunut Leadoo Sales Assistant, jota he ovatkin hyödyntäneet päivittäin jo reilun kuukauden ajan.
Haasteet ennen assarin käyttöönottoa
Koivisto ja Roponen kertovat, että he hallinnoivat työssään paljon myös esimerkiksi heidän kumppaneiden kalentereita osana heidän tuotantoaan. Tapaamisaikojen ehdottelua ja koordinointia he kuvailevat jatkuvaksi ”sähköpostirumbaksi”:
”Kun lähettää jollekin sopivia aikoja tapaamiselle, ja toinen palaa niihin vasta viikon päästä, niin oma kalenteri on siinä vaiheessa voinut jo täyttyä. Sitten palataan taas lähtöpisteeseen ja ehdotellaan uutta aikaa — prosessi on melko turhauttava”, Roponen kuvailee.
He olivat aiemmin kokeilleet myös muita palveluntarjoajia kalenterivarausten tekemiseen, mutta vaikeuksia tuotti esimerkiksi se, että ei voinut erikseen valita mitä kyseinen tapaaminen koskee ja kalenterista pystyi valita esimerkiksi ainoastaan tunnin mittaisen ajan.
”Joidenkin kalenterit saattavat olla jopa minuutilleen aikataulutettu ja jos mahdollisuutena on varata ainoastaan tunnin mittainen setti, saattaa tapaaminen jäädä pitämättä, jos ei ole mahdollisuutta sopia lyhyempiä aikoja. Lisäksi voi olla jopa hieman epäkunnioittavaa toisen kalenteria kohtaan varata pidempiä aikoja, vaikka todellisuudessa tapaamiseen kuluisi selvästi lyhyempi aika”, he pohtivat.
Ajanvarauksesta suoraviivaisempaa – assari tekee työn puolestasi
Koivisto ja Roponen innostuivat välittömästi nähdessään Leadoo Sales Assistantin ensimmäistä kertaa. Nykyään assistentin käyttö on helpottanut huomattavasti sekä heidän omaa että kumppaneiden työtä, kun ajanvaraus tapahtuu nopeasti ja suoraviivaisemmin.
Lisäksi he pitävät etenkin assarin mahdollisuudesta valita, mitä asiaa tapaaminen koskee:
”Assarin käyttö on hyvin moninaista myös siitä syystä, että heti alussa pystymme jo näyttämään meidän palvelutarjoomaa — se voi toimia jopa hyvänä pitchauksena niille, jotka eivät meitä tiedä. Tämän avulla esimerkiksi mahdolliset kumppanit näkevät myös, mihin liittyen he voivat meidän kanssa varata tapaamisen”, Koivisto kertoo.
Tämän lisäksi Leadoo Sales Assistant mahdollistaa sen, että siihen pystytään lisäämään kysymys, kauanko tapaamiselle varataan aikaa. Niinpä kalenterista ei tarvitse välttämättä viedä kokonaista tuntia, jos asia pystytään käsittelemään nopeamminkin. Tämä mahdollistaa myös asiakkaalle valinnan mahdollisuuden, kauanko hän haluaa käyttää omaa aikaansa.
Omassa assarissa viehättää Roposen ja Koiviston mukaan ehdottomasti sen helppokäyttöisyys:
”Kun klikkaa linkin auki ja naputtelee vastaukset niin siinä ei kauaa mene, että homma on hoidettu. Helppokäyttöisyys on ehdottomasti yksi syy, miksi tästä innostuin. Jos ei tämän verran löydy aikaa, niin sitten se ei ole tapaamisen arvoinen. Niin matalan kynnyksen juttu tämä todellakin on.”
He ovat jakaneet omat assarit myös LinkedIniin, jotta kuka tahansa pystyy heitä lähestymään:
“On kiva, että linkin avulla saa oman kalenterinsa helposti jakoon myös muualle, mutta todella järkevällä tavalla. Se toimii ikään kuin avoimena kutsuna keskustelulle.”’
Lisäksi Leadoo Sales Assistant on tehty täysin kustomoitavaksi: siinä pystytään tuomaan esiin esimerkiksi omaa brändiä tai persoonaa muuttamalla värejä tai kuvia. Koivisto ja Roponen kokivat myös oman assarin rakentamisen hyvin yksinkertaisena ja loogisena.
”Musta on ihanaa, että assarissa näkyy myös me. On paljon ihmisiä, jotka eivät ole aiemmin meitä tavanneet tai meistä tietoisia, niin se luo heti tunteen, että näitä on varmasti helppo lähestyä. Lisäksi koen hyvin positiivisena sen, että assari tekee tilanteesta keskustelevan oloisen ja siellä on heti toisen hymyilevät kasvot vastassa”, Roponen huomauttaa.
Muiden palveluntarjoajien kalenterivaraukset näyttäytyvät heidän mielestään melko anonyymeinä, sillä niissä ei korosteta yksilöä samalla tavalla kuin Leadoo Sales Assistantissa.
”Leadoo Sales Assistant sopii kaikille, joilla on arjessa kohtaamisia toisten kanssa”
Koivisto ja Roponen kokevat, että Leadoo Sales Assistant on hyvin monikäyttöinen mihin tahansa tilanteeseen. He ovat saaneet myös positiivisen vastaanoton muilta sen käyttämiseen.
”Meidän bisnesmalli suosii assarin käyttöä juurikin tapaamisten varaamiseen, mutta emme välttämättä ole edes vielä keksineet kaikkia mahdollisia käyttötarkoituksia tälle. Ei todellakaan tarvitse olla myyjä tämän hyödyntämiseen, vaikka se nimessä lukeekin”, Koivisto toteaa.
Koska henkilökohtainen assari luo huomattavaa helpotusta omaan arkeen, eivät he osaa kuvailla, kenelle kyseinen assari ei muka sopisi:
”Koen, että paras palaute mitä voi saada on se, että sähköpostiin kilahtaa viesti varatusta ajasta. Aina kun avaan koneen, niin oma assari on ollut ahkerasti töissä ja saanut tapaamiset buukattua. Tämä on kuin minun kalenterini oma assistentti, vähän kuin puhelinpäivystäjä, joka ottaa toisen vastaan”, Roponen kuvailee.
